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Ein Wiki und die starken Männer

Nicht erst seit Wikipedia und dem kürzlich in der iX erschienenen Artikel über Wikis sind Wikis in aller Munde. Den Bloggern im deutschsprachigen Raum ist sicherlich auch Moe’s PlasticWiki oder Ralph Segert’s protestkultur.net ein Begriff.

Aber was leisten Wikis im sogenannten “Business”. Läßt sich die “leichte” Webapplikation auch im professionellen Bereich einsetzen? Eine Suche nach Antworten.

Das klassische Unternehmen

Wenn man nicht gerade in einem DotCom- oder Software-Unternehmen arbeitet, ist die Verbreitung von Werkzeugen auf Basis von Webapplikationen nicht gerade ausgeprägt. Viele klassische Unternehmen erfahren nur langsam und spät von der Entstehung und den Einsatzmöglichkeiten “kleiner Helferlein” – seien es nun Blogs, RSS-Feeds, Instant Messaging, Wikis oder ähnliche Tools. Gerade im Projektmanagement stützen sich die Projektmitarbeiter auf Reliquien des Total Quality Managements (weit verbreitet in DE) – zumeist zur Darstellung wasserfallartiger Hierarchien.

Schlagwörter für moderne Projekte im Bereich Web gibt es dabei derer viele: der Rational Unified Process, ExtremeProgramming, UML, MS Project und Exchange. Dahinter steckt jedoch ein nicht unerheblicher Haufen Geld – notwendig entweder für Lizenzen oder für eine Implementierung der neuen Ausrichtung.

Da Webprojekte zumeist zusätzlich für Akzeptanz und gegen Ungläubigkeit bzgl. des Kosten-Nutzen-Verhältnisses kämpfen, reduziert man das Risiko (besonders in mittelständischen Unternehmen) durch die Reduzierung des Einsatzes: die Budgets werden entsprechend vermindert.

Moderne Webprojekte

Damit geraten Webprojekte leicht ins Straucheln und stehen doch im unmittelbaren Mittelpunkt des Interesses. Dem Projektteam obliegt es nun, mit wenig Geld vernünftige Hilfsmittel zu implementieren, um dennoch einen Erfolg herbeizuführen. Dabei verhalten sich die Eckpunkte der Webprojekte wie im klassischen Sinne:

  • Eine begnadete Kommunikation
  • Ein lückenloses Anforderungsmanagement
  • Eine exakte Planung der Resourcen
  • Eine umfangreiche Dokumentation
  • Und, ach ja, der Erfolg

Auf diese Weise konfrontiert, scheitern Projektteams oft im Ansatz, da Sie mit der Darstellung ihrer Planung und deren Argumentation wenig oder sogar gar kein Vertrauen bei den Auftraggebern erzeugen können.

Kein Geld und kaum Zeit

Erschwerend für die kleine Mannschaft, welche die große Vision stemmen soll, wirkt sich auch die Rollenverteilung aus: Nicht selten ist der einzelne Projektmitarbeiter gleichzeitig Projektmanager, Entwickler, Key Accounter, Tester und Vermarkter des Projekts.

Oben genanntes riecht geradezu nach Dilemma. Doch es gibt kleine Werkzeuge, die – an die Methodik des Projektes angepaßt – hervorragende Unterstützung bietet. Betrachten wir einmal die Notwendigkeit von Webprojekten:

Webapplikationen (auch Webseiten) bilden Unternehmensprozesse ab. Die Spanne reicht von rein marketingorientierter Darstellung von Produkten bis zu “echten” Webservices – Kundenunterstützung und -bindung via Internet. In den meisten Fällen entsteht dabei eine Wechselwirkung: Alteingesessen Prozesse beeinflussen die Applikation – Funktionen und Möglichkeiten der Applikation beeinflussen die Prozesse. So ist es auch zu erklären, daß sich Anforderungen im Laufe eines Webprojektes oft ändern, was die prinzipielle Abkehr vom Wasserfall-Modell als Projektgrundlage bedeutet.

Konzepte in Wikis

Wikis erlauben das verteilte Arbeiten an Dokumenten – und das auf eine Art, die den heutigen WYSIWYG-Editoren in nichts nachsteht. Das bedeutet: Wer MS Word verwenden kann, kann auch ein Wiki verwenden. Die Installation eines Wikis erfordert ein wenig Hardware und ein bisschen Zeit – abhängig vom Kenntnisstand. Kurzfristig steht aber ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem von unterschiedlichen Orten zentral Informationen abgelegt und ausgetauscht werden können. Die Informationseingabe erfordert dabei eine in den meisten Fällen standardmäßig vorhandene Applikation: den Webbrowser. Wichtig dabei sind die kleinen Features, die ein Wiki mit sich bringt:

Letzte Änderungen
Eine Spezialseite im Wiki zeigt die letzten Änderungen im Wiki an: Wer hat wann wo die letzte Information eingestellt?
Die Suche
Ein einfaches, aber durchdachtes Suchsystem findet relevante Informationen.
Versionierung von Texten
Per Klick erfolgt die Darstellung der Änderungshistorie von Texten. So läßt sich auf einen Blick die Historie eines Textes verfolgen.
Verlinkte/Ähnliche Seiten
Übersichtlich und schnell parat: Welche Texte verlinken auf die aktuelle Seite? Wo sind ähnliche Informationen enthalten?

Wie man unschwer erkennen kann, bietet ein Wiki das Potenzial, um mit mehreren Mitarbeitern und für alle sichtbar ein Konzept entstehen zu lassen – gleichzeitig mit einer Archivierung verteilten Wissens. Gilt es nun nur noch den zumindest in der Theorie und auf den ersten Blick vorhandenen anarchischen/chaotischen Ansatz eines Wikis zu nutzen. Ein Wiki funktioniert nicht bei notwendigem “Information Hiding” und politischen Machtspielen.

Ein starkes Pärchen

Doch ein Wiki reicht nicht aus: Konzepte in Wikis können nicht in Zahlen dargestellt werden, keine Ampel gibt Auskunft über den Projektverlauf – ein Zustand, mit dem sich selten ein Entscheider zufrieden geben wird. Doch glücklicherweise läßt sich das Konzeptwiki ergänzen: durch einen Bugtracker (z. B. auf sourceforge.net mit PHP: mantis).

Mit diesem effektiven Paar lassen sich Projekte unter Einhaltung der notwendigen Disziplin führen: Der Bugtracker verwaltet sowohl Anforderungen als auch das Management der Änderungsanfragen, das Wiki bildet die Grundlage für das Konzept, die Diskussion und die Ideenfindung.

Auch der Bugtracker kann günstig sein und läßt sich zumeist auf derselben Architektur installieren wie das Wiki (sehr gerne genommen, da schnell und günstig: Linux, Apache, MySQL, PHP). Mit einer Absprache und Einarbeitungszeit kleiner 1 Manntag erhält das Projektteam eine solide Arbeitsbasis.

Wohlgemerkt: Dieser Artikel dient als Anregung und kann nicht tiefer auf die einzelnen Prozesse der möglichen Projekte eingehen, mit dem Blick auf Kosten und Resourcen sind jedoch sowohl Wikis als auch Bugtracker einen Blick wert.

Weitere Quellen:

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